Księgowość w branży e-commerce – sprzedaż internetowa, kasy online, VAT
Wstęp
Branża e-commerce rozwija się dynamicznie, a wraz z nią rosną obowiązki podatkowe i księgowe przedsiębiorców prowadzących sklepy internetowe. Niezależnie od tego, czy sprzedajesz produkty fizyczne, cyfrowe czy usługi online – musisz zadbać o prawidłowe rozliczenia, zgodność z przepisami i optymalizację kosztów. W tym artykule przedstawiamy najważniejsze zagadnienia księgowe dla e-commerce, które warto znać.
Sprzedaż internetowa a obowiązki księgowe
- Forma działalności i sposób rozliczania
Przedsiębiorcy w e-commerce najczęściej prowadzą działalność jako:
- jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG),
- spółka z o.o.,
- spółka cywilna lub jawna.
W zależności od formy prawnej, obowiązują różne zasady prowadzenia księgowości:
- JDG – najczęściej KPiR lub ryczałt,
- spółka z o.o. – pełna księgowość.
Wybór formy wpływa na zakres obowiązków, sposób rozliczania kosztów i podatków.
- Kasa fiskalna online – kiedy jest obowiązkowa?
Od 2021 roku wiele branż musi korzystać z kas fiskalnych online, które przesyłają dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). W e-commerce obowiązek ten dotyczy m.in.:
- sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności,
- sprzedaży usług gastronomicznych, kosmetycznych, budowlanych.
W przypadku sprzedaży przez internet, obowiązek zależy od formy płatności i sposobu dostawy. Jeśli klient płaci online i otrzymuje towar kurierem – kasa fiskalna może nie być wymagana. Warto skonsultować to z biurem rachunkowym.
- Faktury i paragony w sklepie internetowym
Każdy klient ma prawo otrzymać fakturę – nawet jeśli nie prowadzi działalności. W e-commerce warto wdrożyć automatyczne systemy fakturowania, np. integracje z platformą sprzedażową
Paragon z NIP może być traktowany jako faktura uproszczona, ale tylko do kwoty 450 zł brutto. W przypadku wyższych kwot – konieczna jest pełna faktura.
VAT w e-commerce – co warto wiedzieć?
- Stawki VAT
W zależności od rodzaju produktu/usługi, stosuje się różne stawki VAT:
- 23% – standardowa stawka,
- 8% – np. niektóre usługi gastronomiczne,
- 5% – np. książki drukowane,
- zwolnienie – np. niektóre usługi edukacyjne.
W przypadku sprzedaży za granicę (UE i poza UE) obowiązują dodatkowe zasady – np. procedura OSS dla sprzedaży konsumenckiej w UE.
- Rejestracja do VAT OSS
Jeśli sprzedajesz towary lub usługi konsumentom z innych krajów UE, możesz skorzystać z VAT OSS – uproszczonego systemu rozliczania VAT w jednym kraju. Dzięki temu nie musisz rejestrować się w każdym kraju osobno.
Rejestracja odbywa się przez portal podatkowy, a deklaracje składa się kwartalnie.
- Sprzedaż cyfrowa – szczególne zasady
Sprzedaż produktów cyfrowych (np. e-booki, kursy online, oprogramowanie) podlega szczególnym zasadom:
- VAT naliczany według kraju konsumenta,
- obowiązek identyfikacji miejsca świadczenia usługi,
- konieczność przechowywania dowodów lokalizacji klienta.
Warto wdrożyć systemy automatyzujące te procesy – np. platformy sprzedażowe z funkcją rozliczania VAT.
Księgowość e-commerce – jak może pomóc biuro rachunkowe?
Biuro rachunkowe Patron z Nowego Sącza oferuje kompleksową obsługę księgową dla sklepów internetowych:
- prowadzenie KPiR i pełnej księgowości,
- rozliczenia VAT, ZUS, PIT,
- wdrożenie kas online i systemów fakturowania,
- doradztwo przy rejestracji do VAT OSS,
- optymalizacja kosztów i podatków.
Podsumowanie
Księgowość w e-commerce wymaga znajomości przepisów, systemów sprzedażowych i zasad podatkowych. Warto powierzyć te obowiązki profesjonalnemu biuru rachunkowemu, które zadba o zgodność z prawem i pomoże zoptymalizować finanse firmy.
📞 Skontaktuj się z nami
Jeśli prowadzisz sklep internetowy i szukasz wsparcia księgowego – skontaktuj się z nami:
- 📍 Biuro Rachunkowe Patron, Nowy Sącz
- 📧 [email protected]
- 🌐 https://www.biuropatron.pl