Co to jest KSeF?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to system, w którym wystawia się i odbiera faktury ustrukturyzowane. W praktyce: nadal korzystają Państwo ze swojego dotychczasowego programu do faktur, ale faktura trafia do KSeF i dostaje numer KSeF. PDF z maila nie jest fakturą ustrukturyzowaną – to tylko wizualizacja (czyli wersja do czytania/drukowania).

Co zmienia się w praktyce?

• Faktury w obrocie firmowym (B2B) będą zasadniczo przechodziły przez KSeF (numer KSeF + możliwość pobrania UPO).
• Po wysłaniu faktury do KSeF nie da się jej „edytować” – poprawki robimy fakturą korygującą.
• Nie będzie anulowania faktury, która ma numer KSeF; co do zasady nie będzie też not korygujących – korygujemy fakturą korygującą.
• KSeF sprawdza poprawność techniczną dokumentu, ale nie liczy za Pana/Pani matematyki – wartości i dane nadal trzeba kontrolować.

Kiedy startuje obowiązek? (w skrócie)

W materiałach MF wskazano start od 1.02.2026 r., ale z odroczeniami dla części podatników (m.in. do 1.04.2026 r. lub 1.01.2027 r. w wybranych przypadkach). Jeżeli mają Państwo wątpliwości, do której grupy należą – prosimy o kontakt, sprawdzimy to na Państwa danych. Przy obrocie za zeszły rok poniżej 200 mln zł obowiązek KSeF obowiązuje od dnia 01.04.2026 roku. Niemniej jednak jeżeli Państwo współpracujecie z jakąkolwiek firmą która ma obroty powyżej 200 mln zł to ich faktury będą dostępne tylko w KSeF więc mimo faktu, że Państwo będziecie wystawiać faktury od 01.04.2026 roku to może się okazać że pobierać faktury będziecie musieli w KSeF już od lutego.

Co należy zrobić teraz?

1. Proszę sprawdzić swój dotychczasowy program do faktur – czy ma obsługę KSeF i wysyłkę do systemu.
2. Proszę ustalić w firmie, kto wystawia faktury sprzedaży: właściciel lub wskazana przez niego osoba. Jeżeli faktury wystawia ktoś inny niż właściciel należy nadać odpowiednie uprawnienia. Tak samo w przypadku wszelkich spółek – trzeba nadać uprawnienia wspólnikom, udziałowcom, zarządowi lub pracownikom.
3. Proszę przygotować dostęp do KSeF (aby mogli Państwo wystawiać i odbierać faktury oraz nadać nam uprawnienia do pobierania faktur zakupowych):
4. Jeżeli prowadzą Państwo JDG: dostęp „właścicielski” mają Państwo automatycznie – logują się Państwo do KSeF przez profil zaufany lub podpis kwalifikowany i mogą Państwo nadawać uprawnienia innym osobom/podmiotom.
5. Jeżeli prowadzą Państwo spółkę/fundację/stowarzyszenie (podmiot niebędący osobą fizyczną): najprościej, gdy maja Państwo kwalifikowaną pieczęć elektroniczną firmy z NIP – wtedy po zalogowaniu pieczęcią są uprawnienia właścicielskie i mogą Państwo nadać dostęp osobom/podmiotom.
6. Jeżeli podmiot nie ma kwalifikowanej pieczęci z NIP (praktycznie większość nie posiada i nie jest to sytuacja nadzwyczajna): składa się zawiadomienie ZAW-FA do urzędu skarbowego, aby wskazać osobę fizyczną uprawnioną do działania w KSeF. Ta osoba dostaje „pierwsze” uprawnienia i może potem nadawać kolejne uprawnienia już elektronicznie w systemie (np. pracownikom, pełnomocnikom, dla biura).
7. Proszę ustalić obieg faktur zakupowych: rekomendujemy, abyśmy mieli uprawnienia w KSeF i pobierali faktury zakupowe bezpośrednio do księgowości. Pan/Pani lub wskazana osoba w firmie również możecie pobierać faktury dla swojej kontroli – to zdecydowanie sugerujemy.
8. Proszę sprawdzić, czy dotyczy Pana/Pani któryś z „wariantów specjalnych” (to nie jest obowiązek dla każdego – poniżej opis):

Offline24 – kiedy warto o tym myśleć?

• Jeżeli często wystawiają Państwo faktury poza biurem (teren, budowy, transport, serwis), a internet bywa słaby lub niestabilny.
• Jeżeli zdarzają się Państwu sytuacje, że trzeba wydać fakturę „od razu”, a system/łącze nie pozwala jej wysłać do KSeF w danym momencie.
• Offline24 jest przydatne „awaryjnie” i doraźnie – wtedy przekazuje się kontrahentowi fakturę poza KSeF (np. PDF/wydruk), a do KSeF dosyła ją się najpóźniej następnego dnia roboczego.

Faktura z załącznikiem – kiedy jest potrzebna?

• Gdy ma się bardzo rozbudowane specyfikacje pozycji i nie chce się (lub nie może Pan/Pani) wszystkiego opisać w standardowych polach faktury (np. wiele parametrów, zestawienia).
• Jeśli wystawia się typowe faktury z kilkoma pozycjami – zwykle NIE potrzebuje się załącznika.
• Załącznik w KSeF to nie PDF/JPG – to część faktury w wymaganym Jest tylko jeden załącznik i tylko w trybie online.

VAT RR (rolnik ryczałtowy) – kiedy dotyczy?

• Jeśli kupuje się produkty/usługi od rolników ryczałtowych i wystawia się faktury VAT RR jako
• Wtedy ustalamy proces: zgoda rolnika, NIP rolnika oraz uprawnienia do wystawiania VAT RR (jeśli ma to iść przez KSeF).

Samofakturowanie – kiedy to ma sens?

• Gdy Twoi kontrahenci (np. sieci/duże podmioty/platformy) wystawiają faktury w Państwa imieniu na podstawie rozliczeń (umowa samofakturowania).
• To nie jest „standard” u większości firm – wdraża się to, gdy tak wymaga model współpracy. Wtedy trzeba ustawić uprawnienia i zasady obiegu dokumentów.

Jeśli nie wiedzą Państwo, czy dotyczy Pana/Pani któryś z powyższych wariantów – najczęściej odpowiedź brzmi: „nie dotyczy” (zwłaszcza załącznik i samofakturowanie).

Jak wygląda wystawienie faktury (najprościej)

• Wystawia Pan/Pani fakturę w swoim dotychczasowym programie do faktur (jeśli jest dostosowany do KSeF). Program „technicznie” przygotowuje wymagany format – nie trzeba znać pojęć typu XML.
• Program wysyła fakturę do KSeF (tryb online) albo gdy wystawiają Państwo w trybie offline24 i dosyłacie do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
• KSeF waliduje technicznie dokument i nadaje numer KSeF; może Pan/Pani pobrać UPO, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru.

Czy warto i trzeba pobierać UPO?

W większości przypadków nie ma sensu (i nie jest praktyczne) aby pobierać UPO do każdej pojedynczej faktury.

Dlaczego zwykle nie pobieramy „UPO do każdej faktury”

• W KSeF kluczowym potwierdzeniem skutecznego wysłania jest nadanie numeru KSeF (to dzieje się po przyjęciu faktury przez system). Numer KSeF jest zwracany właśnie w UPO, ale sam numer jest tym, czego realnie używamy operacyjnie.
• UPO dotyczy sesji/wysyłki (często wysyła się paczkę faktur), więc w praktyce można mieć jedno UPO do wielu faktur, co i tak nie jest wygodne jako „dowód” per faktura.

Kiedy UPO jednak warto pobierać / archiwizować

• Rekomendujemy pobierać UPO selektywnie (albo „hurtowo” per sesja/dzień), zwłaszcza gdy:
  • jest to faktura sporna (klient/kontrahent kwestionuje termin wysyłki),
  • faktura jest wysokokwotowa albo „krytyczna” (terminy, kary umowne),
  • wystawiają Państwo w trybach offline/offline24/awaryjnych i chcą mieć mocną ścieżkę dowodową, kiedy faktura została ostatecznie przyjęta i dostała numer KSeF.

Ważna uwaga (żeby nie narobić sobie kłopotów)

• Jeżeli wysyłają Państwo paczki faktur, to pokazanie kontrahentowi UPO może ujawnić dane innych faktur z tej samej paczki (bo jedno UPO może obejmować wiele faktur). Dlatego UPO raczej trzymamy wewnętrznie, a na zewnątrz – co najwyżej potwierdzamy numer KSeF

Kontrahenci zagraniczni i sprzedaż przez marketplace (Amazon, itp.)

W skrócie – najważniejsze zasady:

• KSeF jest „skrzynką odbiorczą” głównie dla nabywców krajowych z polskim
• Przy sprzedaży do podmiotów zagranicznych (UE i poza UE) oraz odbiorców bez polskiego NIP: fakturę wystawia się zgodnie z obowiązkiem w KSeF, ale przekazuje kontrahentowi w uzgodnionej formie poza KSeF (najczęściej PDF/wydruk – wizualizacja).
• Przy sprzedaży do konsumentów (także zagranicznych, przez marketplace): faktury B2C w KSeF są co do zasady dobrowolne – standardowo dokumenty przekazuje się poza KSeF (tak jak dotychczas, zgodnie z ustaleniami/zasadami platformy).
• Zakupy od firm zagranicznych: takie faktury co do zasady nie trafiają do KSeF – przekazywane są w dotychczasowych kanałach (e-mail/portal/EDI).

Okres przejściowy 1.02–31.03.2026: gdy kontrahenci mają różne daty startu

W skrócie – jak działa obieg „mieszany”:

• W tym okresie część Państwa kontrahentów może już wystawiać faktury w KSeF – i wtedy zakupy pojawiają się w KSeF.

• Jeżeli Państwa firma nie jest jeszcze objęta obowiązkiem wystawiania, sprzedaż może być wystawiana dotychczasowo – zależnie od przepisów dla Państwa grupy i ustaleń z kontrahentem.

• Klucz praktyczny: dla księgowości najważniejsze jest, abyśmy mieli dostęp do zakupów w KSeF od momentu, gdy Państwa dostawcy zaczną je tam wysyłać.

2)   Najczęstsze pytania

Jak KSeF ma się do paragonów z kasy fiskalnej (sprzedaż detaliczna)?

• KSeF nie zastępuje kasy fiskalnej. Jeżeli dana sprzedaż podlega ewidencji na kasie, to paragon nadal należy wystawić/wydać zgodnie z dotychczasowymi zasadami.
• Faktury dla konsumentów (B2C) w KSeF są dobrowolne. Jeżeli klient (osoba fizyczna) prosi o fakturę do paragonu – co do zasady mogą Państwo wystawić ją tak jak dotychczas (poza KSeF), chyba że zdecydują się Państwo dobrowolnie wystawiać B2C w KSeF.
• Jeśli sprzedaż została nabita na kasę dla firmy (B2B) i ma być do niej faktura – paragon musi zawierać NIP nabywcy. Brak NIP na paragonie oznacza, że nie można wystawić faktury dla podatnika (ryzyko sankcji).
• Paragony z NIP do 450 zł (tzw. faktury uproszczone) oraz faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej – zgodnie z informacjami MF – są wyłączone z obowiązkowego KSeF do 31.12.2026 r.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

• To faktura zgodna ze wzorem MF. W praktyce wystawia się ją w swoim programie – nie trzeba znać technicznych formatów.

Czy biuro rachunkowe będzie wystawiać moje faktury sprzedaży?

• Nie – faktury sprzedaży wystawia firma (właściciel lub wskazana osoba). My wspieramy w ustawieniu procesu i w księgowaniu.

Co się dzieje, gdy część firm startuje 1.02.2026, a część 1.04.2026?

• W okresie 1.02–31.03.2026 działa obieg mieszany: może Pan/Pani jeszcze wystawiać sprzedaż „po staremu”, ale zakupy od dużych dostawców mogą już być w KSeF. To zależy od obowiązku wystawcy.

Czy muszę wysyłać klientowi PDF?

• Zwykle nie (chyba, że z jakiś względów poprosi) – klient firmowy z Polski (NIP) ma dostęp w KSeF. PDF/wydruk (wizualizacja) jest potrzebny, gdy odbiorca ma otrzymać fakturę poza KSeF (np. kontrahent zagraniczny, konsument lub podmiot bez polskiego NIP – zgodnie z uzgodnieniem).

Sprzedaję do firm z UE/poza UE – czy też muszę wystawiać w KSeF?

• Jeśli istnieje obowiązek KSeF, to co do zasady wystawia się fakturę w KSeF również dla firm zagranicznych, a następnie przekazuje się ją kontrahentowi poza KSeF (np. PDF) – bo zagranica nie odbiera faktur w KSeF.

Zakupy z zagranicy – czy te faktury będą w KSeF?

• Faktury od zagranicznych dostawców otrzymujesz jak dotychczas (mail/portal/EDI) i przekazujesz do księgowości w dotychczasowy sposób.

Skąd będę mieć faktury zakupowe od polskich dostawców?

• Z KSeF. Docelowo możemy je pobierać bezpośrednio (po nadaniu nam uprawnień), żeby nie było opóźnień w księgowaniu.

Jak nadać dostęp w KSeF (JDG vs spółka)?

• JDG loguje się profilem zaufanym/podpisem i ma uprawnienia właścicielskie. Spółka najprościej działa pieczęcią kwalifikowaną z NIP; jeśli jej nie ma (najczęściej) – składa się ZAW-FA, żeby wskazać osobę, która dostanie pierwsze uprawnienia i nada kolejne.

Czy muszę „ustawiać offline24” z góry?

• Nie zawsze. Offline24 jest przydatne, jeśli często fakturuje się w terenie lub przy słabym internecie. Można je stosować doraźnie – proszę pamiętać o dosłaniu faktury do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.

Chcę mieć offline24 na wszelki wypadek – co konkretnie mam zrobić? Najprościej:

• Proszę sprawdzić w swoim programie, czy obsługuje offline24 / wystawienie offline z późniejszą wysyłką do KSeF.

• Proszę ustalić w firmie jasną zasadę, kiedy wolno użyć offline24 (np. teren, słaby internet, konieczność wydania faktury od razu).

• Proszę wyznaczyć osobę odpowiedzialną za dosłanie faktur do KSeF i prostą kontrolę, czy wszystkie „offline” zostały wysłane w terminie.

Czy offline24 jest tym samym co awaria KSeF?

• Offline24 to tryb wystawienia, który wybiera się (np. w terenie). Awaria KSeF to sytuacja ogłoszona komunikatem – wtedy stosuje się zasady trybu awaryjnego.

Kiedy potrzebuję „faktury z załącznikiem”?

• Zwykle tylko wtedy, gdy ma się bardzo rozbudowane specyfikacje pozycji. Jeśli wystawia się standardowe faktury – najczęściej nie potrzebuje się załącznika. Załącznik w KSeF to nie PDF/JPG – to część faktury w wymaganym formacie i jest tylko jeden załącznik na jedną fakturę.

Kupuję od rolników ryczałtowych – czy coś się zmienia (VAT RR)?

• Jeżeli wystawia się VAT RR, to ustalimy proces (zgoda rolnika, NIP, uprawnienia). Od 04.2026 r. VAT RR może być też wystawiana w KSeF – ale nie dotyczy to firm, które w ogóle nie mają VAT RR.

Kiedy ma sens samofakturowanie?

• Gdy tak działa Państwa model współpracy (np. sieć/kontrahent wystawia faktury w Państwa imieniu na podstawie rozliczenia). To wymaga ustawienia uprawnień i procedury – nie jest standardem u większości

Co to jest numer KSeF i UPO?

• Numer KSeF identyfikuje fakturę w systemie. Po przyjęciu faktury można pobrać UPO (urzędowe poświadczenie odbioru).

Czy fakturę da się poprawić po wysyłce do KSeF?

• Nie edytujemy jej – błędy poprawia się fakturą korygującą.

Czy można anulować fakturę wysłaną do KSeF?

• Nie – jeżeli faktura ma numer KSeF, jest w Korektę robimy zgodnie z zasadami.

Co, gdy pomylę NIP nabywcy?

• Co do zasady: korekta „do zera” z błędnym NIP i wystawienie nowej faktury z prawidłowym

Co, jeśli KSeF nie działa (awaria)?

• Są tryby awaryjne (offline/niedostępność, tryb awaryjny po komunikacie, oraz awaria całkowita). W zależności od sytuacji faktury dosyła się po przywróceniu działania.

Czy mogę wystawić fakturę z załącznikiem (np. specyfikacja)?

• Tak, ale załącznik jest częścią faktury i ma określone zasady (m.in. tylko jeden załącznik, tylko online). Przed stosowaniem trzeba dopełnić formalności.

Czy do VAT RR (rolnik) można dołączać załączniki?

• Nie – materiały MF wskazują brak możliwości załączników w VAT