Faktury na przełomie roku – kiedy ująć je w kosztach, a kiedy w kolejnym roku?

Faktury na przełomie roku — kiedy trafią do kosztów grudnia, a kiedy do nowego roku? Praktyczny poradnik od Kancelarii PATRON – biuro rachunkowe Nowy Sącz.

Faktury na przełomie roku – kiedy ująć je w kosztach, a kiedy w kolejnym roku?

Koniec roku to czas, w którym przedsiębiorcy najczęściej zadają pytanie: „Czy tę fakturę wrzucić jeszcze w grudzień, czy dopiero w styczeń?”. Problem dotyczy zwłaszcza firm na KPiR, bo tu data wystawienia i data poniesienia kosztu mogą działać inaczej. A jeśli do tego dochodzi data dostawy lub wykonania usługi — robi się mały chaos.

Pan Adrian prowadzi firmę remontową. 29 grudnia zamówił materiały, które odebrał dopiero 3 stycznia. Faktura była wystawiona 29 grudnia. Przez lata ujmował takie dokumenty „w grudniu, bo faktura jest grudniowa”. Dopiero księgowa wytłumaczyła mu, że koszt powinien być w styczniu, bo towar został odebrany dopiero wtedy. Oszczędziło mu to kłopotów przy kontroli.

Jak ująć faktury w KPiR – kluczowe zasady

1. Liczy się data poniesienia kosztu

W KPiR koszty ujmuje się zwykle w dacie wystawienia faktury, ale pod jednym warunkiem:
towar lub usługa musi zostać faktycznie dostarczona/wykonana.

Dlatego:

• faktura z 28 grudnia, towar odebrany 3 stycznia → koszt w styczniu,
• faktura z 3 stycznia, towar odebrany 30 grudnia → koszt w grudniu.

2. Usługi a przełom roku

Jeśli usługa była wykonana w grudniu, ale fakturę wystawiono w styczniu — koszt jest grudniowy.
To częsta pułapka, zwłaszcza przy:

• usługach IT,
• kampaniach marketingowych,
• naprawach,
• usługach budowlanych.

3. Koszty pośrednie – zawsze w dacie faktury

Przykładami są:

• księgowość,
• telefon,
• leasing,
• abonamenty.

Nawet jeśli dotyczą okresu przyszłego, księgujemy je w dacie wystawienia faktury.

Najczęstsze błędy na przełomie roku

1. Księgowanie wszystkiego „po dacie faktury”

To najprostsza droga do błędów — urząd patrzy na faktyczną dostawę.

2. „Doliczanie grudnia” w styczniu

Niektórzy w styczniu próbują „ratować koszty”, księgując faktury wstecz.
To nielegalne — JPK od razu to wyłapie.

3. Brak dokumentu potwierdzającego odbiór

Przy usługach i materiałach warto mieć:

• protokół odbioru,
• potwierdzenie dostawy,
• mailowe potwierdzenie wykonania.

4. Odbieranie towaru „na słowo”

Przy dużych zakupach materiałów brak podpisu pracownika lub protokołu może kosztować wiele nerwów.

FAQ – faktury końcowo-roczne

1. Czy mogę wrzucić w koszty fakturę z grudnia, jeśli towar odbiorę w styczniu?
   Nie — koszt powstaje dopiero po odbiorze.
2. Czy faktura styczniowa za usługę wykonaną w grudniu jest grudniowym kosztem?
   Tak — liczy się wykonanie, nie data faktury.
3. Co z kosztami abonamentów?
   Są pośrednie — księgujesz je w dacie faktury.
4. Czy mogę poprawić błędne koszty po zamknięciu roku?
   Tak, ale wymaga to korekt JPK i czasem zeznań rocznych.

Podsumowanie

Koniec roku to kluczowy moment, aby dobrze uporządkować koszty. Najwięcej błędów wynika z nielogicznego przypisywania kosztów do miesięcy. Przepisy są jasne — liczy się dostawa lub wykonanie usługi, a nie sam papier. Warto trzymać się tych zasad, by uniknąć problemów podczas kontroli.

Jeśli chcesz, abyśmy sprawdzili Twoje koszty na przełomie roku i przygotowali firmę do zamknięcia 2025/2026 — skontaktuj się z nami.
Kancelaria Podatkowa PATRON – biuro rachunkowe Nowy Sącz zrobi to za Ciebie sprawnie i bez stresu.