Kadry i płace w praktyce – co musi wiedzieć każdy pracodawca?
Wstęp
Kadry i płace to jeden z najważniejszych obszarów prowadzenia firmy. Prawidłowa obsługa kadrowo-płacowa pozwala uniknąć kosztownych błędów, zapewnia zgodność z przepisami oraz buduje zaufanie pracowników. Sprawdź, co każdy pracodawca powinien wiedzieć o kadrach i płacach w praktyce.
Kadry i płace w Nowym Sączu – lokalne wyzwania
W regionie Nowego Sącza przedsiębiorcy często zmagają się z rotacją pracowników i zmianami w przepisach. Biuro Patron pomaga lokalnym firmom wdrażać nowoczesne rozwiązania kadrowe.
Przykład: Firma produkcyjna z Nowego Sącza dzięki outsourcingowi kadrowo-płacowemu uniknęła kary z ZUS za nieterminowe zgłoszenie pracownika.
- Umowy o pracę i cywilnoprawne – podstawy zatrudnienia
Wybierz odpowiedni rodzaj umowy: umowa o pracę, zlecenie, dzieło. Pamiętaj o obowiązkowych elementach umowy: stanowisko, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy, okres wypowiedzenia. Zgłoś pracownika do ZUS w terminie.
Linkowanie wewnętrzne:
Sprawdź także nasz poradnik: Najczęstsze błędy w rozliczeniach VAT i jak ich uniknąć.
- Wynagrodzenie i jego składniki
Wynagrodzenie zasadnicze, premie, dodatki, nagrody. Minimalne wynagrodzenie za pracę – aktualizowane co roku. Terminy wypłaty wynagrodzenia i obowiązek prowadzenia listy płac.
- Urlopy i czas pracy
Prawo do urlopu wypoczynkowego, okolicznościowego, bezpłatnego. Ewidencja czasu pracy – obowiązek prowadzenia dla każdego pracownika. Limity godzin nadliczbowych i rozliczanie nadgodzin.
- ZUS, podatki i obowiązki wobec urzędów
Zgłoszenie pracownika do ZUS, rozliczanie składek. Prawidłowe naliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT). Terminowe przekazywanie deklaracji i składek do ZUS i US.
- Dokumentacja kadrowa i ochrona danych
Prowadzenie akt osobowych zgodnie z przepisami. Przechowywanie dokumentacji kadrowej przez wymagany okres. Ochrona danych osobowych pracowników (RODO).
- Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć
Brak aktualizacji dokumentacji kadrowej. Nieterminowe zgłoszenia do ZUS. Błędne naliczanie wynagrodzeń i składek. Nieprawidłowe rozliczanie urlopów i nadgodzin.
O czym jest ten artykuł?:
Artykuł uwzględnia planowane zmiany w prawie pracy i ZUS na 2026 rok.
Podsumowanie
Kadry i płace to fundament sprawnego funkcjonowania firmy. Warto powierzyć obsługę specjalistom, aby mieć pewność zgodności z przepisami i bezpieczeństwa pracowników.
Skontaktuj się z nami, jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie kadr i płac!
📞 Biuro Rachunkowe PATRON – Nowy Sącz
tel. 18 541 22 20
[email protected]
https://biuropatron.pl
FAQ – najczęstsze pytania pracodawców
Jakie dokumenty muszę przygotować przy zatrudnieniu pracownika?
Przy zatrudnieniu pracownika należy przygotować:
- umowę o pracę (lub umowę cywilnoprawną, np. zlecenie, dzieło),
- zgłoszenie pracownika do ZUS (formularz ZUA),
- informację o warunkach zatrudnienia,
- akt osobowy (część A, B, C),
- oświadczenie o przetwarzaniu danych osobowych (RODO),
- skierowanie na badania lekarskie oraz szkolenie BHP.
Jak rozliczać nadgodziny?
Nadgodziny należy ewidencjonować w dokumentacji czasu pracy. Pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia (50% lub 100% w zależności od dnia i pory) lub czas wolny w zamian za przepracowane nadgodziny. Rozliczenie powinno być zgodne z przepisami Kodeksu pracy oraz ustaleniami w umowie.
Jak długo trzeba przechowywać dokumentację kadrową?
Akta osobowe pracownika należy przechowywać przez minimum 10 lat od zakończenia zatrudnienia (zgodnie z obowiązującymi przepisami od 2019 roku). Dokumentację płacową i rozliczeniową (listy płac, deklaracje ZUS, PIT) również należy archiwizować przez 10 lat.
Czy mogę prowadzić kadry i płace online?
Tak, nowoczesne biura rachunkowe – w tym Patron z Nowego Sącza – oferują zdalną obsługę kadrowo-płacową. Pracodawca i pracownik mają dostęp do dokumentów online, mogą korzystać z elektronicznej ewidencji czasu pracy, wniosków urlopowych czy rozliczeń wynagrodzeń.
Co grozi za błędy w rozliczeniach kadrowo-płacowych?
Błędy w rozliczeniach mogą skutkować:
- karami finansowymi ze strony ZUS lub Urzędu Skarbowego,
- kontrolami i koniecznością korekt dokumentów,
- roszczeniami pracowników (np. o zaległe wynagrodzenie, urlop),
- utratą zaufania i reputacji firmy.
Dlatego warto powierzyć obsługę kadrowo-płacową profesjonalistom.
Jeśli masz dodatkowe pytania lub potrzebujesz wsparcia w zakresie kadr i płac, skontaktuj się z Biurem Patron – chętnie pomożemy!